Berlin, November 2023
Die OKF (Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.) betreibt ihre eigene Instanz der Kollaborationsplattform Stackspin (https://dashboard.stackspin.prototypefund.de/). Dazu gehören folgende Programme:
Im Folgenden erklären wir, welche eurer personenbezogenen Daten wir zu welchen Zwecken speichern und verarbeiten. Personenbezogene Daten sind alle Daten, durch die ihr identifizierbar seid, wie zum Beispiel euer Name, eure E-Mail-Adresse oder eure IP-Adresse.
Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.
Datenschutzbeauftragte
Singerstr. 109 | D-10179 Berlin
E-Mail: datenschutz@okfn.de [OpenPGP]
Tel.: 0049-30-97894230
Fax: 0049-30-85102320
Unsere externe Datenschutzbeauftragte ist Beata-Konstanze Hubrig von der Rechtsanwaltskanzlei https://kanzlei-hubrig.de/.
Beim Zugriff auf die zu Stackspin gehörenden Dienste registriert der Webserver unseres Hosters automatisch Zugriffe auf die Websites und dabei insbesondere Ihre IP-Adresse. Zudem legt unser Hoster sog. Logfiles an. Diese Informationen bleiben für uns anonym. Ein Rückschluss auf eine Person ist somit nicht möglich. Die Logfiles enthalten die folgenden Informationen:
Darüber hinaus werden verwendet Stackspin für die Funktion der Website unbedingt erfolderliche Cookies, um beispielsweise zu verfolgen, ob Nutzer*innen eingeloggt sind.
Die Verarbeitung Ihrer IP-Adresse während des Verbindungsaufbaus erfolgt, damit wir Dir die Seiten zur Verfügung stellen können. Die Speicherung der Logfiles dient der Systemsicherheit.
Rechtsgrundlage für die Erhebung der oben genannten Daten und deren Speicherung in Logfiles ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten zu den oben genannten Zwecken überwiegt Dein Interesse am Schutz dieser Daten. Rechtsgrundlage für die Verwendung von Cookies ist darüber hinaus Art. 25 Abs. 2 TTDSG.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach wenigen Wochen.
Wenn Du einen Account auf Stackspin anlegst, speichern wir folgende Daten:
Wenn du Zulip beitrittst kommen folgende Informationen hinzu:
Auf Zulip sind die E-Mail-Adresse, User-ID, Rolle und Beitrittsdatum für alle Nutzer*innen öffentlich einsehbar. Du kannst deinem Account dort außerdem folgende öffentlich einsehbare Informationen über dich freiwillig hinzufügen:
Die Registrierungsdaten benötigen wir, um einen Account für dich erstellen zu können. Accounts sind erforderlich, weil unsere Stackspin-Instanz nicht öffentlich zugänglich ist. Die freiwilligen Angaben dienen dem Austausch unter Euch Geförderten.
Wenn du das Projektteam des Prototype Fund per E-Mail bittest, dir eine Einladung für Stackspin zu schicken, beauftragst du uns mit der Bereitstellung dieses Dienstes für dich. Da die oben beschriebene Datenverarebitung eine Voraussetzung dafür ist, ist die Rechtsgrundlage die Erforderlichkeit der Datenverarbeitung für die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO).
Deine Accountdaten speichern wir so lange, bis du uns bittest Deinen Account zu löschen. Das kannst du jederzeit tun, indem du uns per E-Mail an info@prototypefund.de dazu aufforderst.
Wenn du auf Zulip eine Nachricht schreibst, auf eine Nachricht reagierst oder eine Nachricht änderst, speichern wir von welchem Account die Nachricht, Reaktion oder Änderung gesendet wurde, deren Inhalt, das Datum und die Uhrzeit. Diese Informationen sind für die Abonnenten des Kanals, an den du die Nachricht schickst sichtbar. Private Nachrichten sind innerhalb von Zulip nur für die empfangende Person sichtbar. Sie sind jedoch nicht verschlüsselt und es ist für unsere Administrator*innen technisch möglich, sie zu exportieren und auszulesen. Das machen wir nicht, nutzt aber bitte dennoch vertraulichere Wege für besonders sensible Kommunikation.
Die Nachrichtendaten speichern wir, um Euch Geförderten die Kommunikation untereinander zu ermöglichen.
Rechtsgrundlage ist die Erforderlichkeit der Datenverarbeitung für die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, siehe oben).
Nachrichten in den rundenübergreifenden Kanälen wie #general sollen auch nachfolgenden Förderkohorten zur Verfügung stehen. Sie löschen wir daher erst wenn wir die Zulip-Instanz einstellen, bspw. weil der Prototype Fund endet. Die Nachrichten der jeweiligen Förderrunden löschen wir zwei Jahre nach deren Ende. Private Nachrichten speichern wir so lange, bis du sie selbst löscht.
Wenn du HedgeDoc nutzt, speichern wir folgende Daten:
Diese Daten werden mit deinen Stackspin-Accountdaten verknüpft.
Private Dokumente sind auf HedgeDoc nur für dich einsehbar. Sie sind jedoch nicht verschlüsselt und es ist für unsere Administrator*innen technisch möglich, sie zu exportieren und auszulesen. Das machen wir nicht, nutzt aber bitte dennoch vertraulichere Wege für besonders sensible Kommunikation.
Die oben angegbenen Daten speichern wir, um deine Dokumente zu speichern und Änderungen daran zu dokumentieren. Deine Accountdaten benötigen wir für die Kontrolle der Zugriffs- und Bearbeitungsrechte.
Rechtsgrundlage ist die Erforderlichkeit der Datenverarbeitung für die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, siehe oben).
Die von dir angelegten Dokumente und zugehörige Informationen speichern wir so lange, bis du sie löschst oder deinen Stackspin-Account löschst.
Mit dem Hosting unserer Stackspin-Instanz haben wir das niederländische Unternehmen Greenhost BV https://greenhost.net/ beauftragt.
Die Datenschutz-Grundverordnung garantiert dir gewisse Rechte, die Du uns gegenüber – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – geltend machen könnst.
Für uns ist folgende Aufsichtsbehörde zuständig. Du erreichst sie wie folgt:
Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59-61 | D-10555 Berlin
https://www.datenschutz-berlin.de/
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
Tel.: 0049-30-138890
Fax: 0049-30-2155050